Des conseils pour écrire vos mails. De Sylvie Azoulay.

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«Je reste à votre disposition», «n’hésitez pas à…», «je vous prie de…» Les formules bardent nos messages professionnels. Souvent maladroitement. Sylvie Azoulay-Bismuth, formatrice et coach en communication, fait le point, pour Le Figaro, sur ces erreurs quotidiennes dans nos mails.

Obligatoires, inévitables, vitales… Les formules de politesse se dégustent comme des tartes à la crème dans nos mails. Mais gare à l’indigestion! Car si ces expressions toutes faites sont la cerise sur le gâteau de nos messages électroniques, elles peuvent également -et très rapidement- devenir lourdes, voire contre-productives. C’est le cas par exemple de la locution, en apparence correcte, «merci par avance».

Sylvie Azoulay-Bismuth, formatrice en e-learning et auteur d’Être un pro de l’e-mail: 7 étapes pour rédiger des e-mails efficaces (Organisation) analyse pour Le Figaro les erreurs de formulation et les fautes d’orthographe les plus répandues dans nos messages électroniques.

LE FIGARO – Tout le monde rédige des mails. Qu’il s’agisse d’un courriel à un ami, un collègue, un supérieur hiérarchique ou à un étranger. Comment faire pour écrire un message efficace?

Sylvie Azoulay-Bismuth – L’objectif est toujours le même: comment faire pour intéresser son lecteur? Comme l’on reçoit énormément de choses à lire, que l’on est toujours très sollicité, il est important dans un mail de montrer à son interlocuteur que l’on va s’intéresser à lui, que l’on va parler de lui. Il faut donc veiller à insérer des «vous». Tout cela, pour capter son attention. Ceci étant de plus démontré par les neurosciences. Si vous lisez un texte dans lequel vous vous sentez impliqué, vous aurez alors davantage envie de continuer votre lecture.

Pour faciliter cette lecture, il faut donc la rendre agréable. Cela passe par l’aération du texte, les sauts de lignes, la concision de son information, etc. Pour rédiger un mail efficace, il faut se souvenir que les règles d’écriture d’un mail s’appliquent comme dans un message écrit sur papier. Lire des blocs est insupportable! Donc on fait court et on va à l’essentiel. Cela signifie 15 lignes maximum, dans des paragraphes de trois lignes maximum.

Pour donner du confort à son lecteur on pourra également jouer sur le gras afin de donner à voir les informations importantes. Attention toutefois à ne pas en abuser!

Quelles sont les expressions à bannir?

● «Merci de me répondre», «merci par avance». Toutes ces formules sont très cavalières. On ne remercie pas quelqu’un par avance mais on le remercie pour des choses qui ont été faites. Si l’on veut engager des personnes à faire quelque chose, on optera plutôt pour un impératif. Ce procédé parlera directement au cerveau primitif de vos interlocuteurs. Par exemple: «Veuillez me répondre», «sachez que vous pouvez me joindre au»…

Ces formules n’ont rien d’autoritaire. Au contraire, elles sont affirmées et montrent ce que nous voulons faire. C’est ce qui manque à nos messages trop timides aujourd’hui. Les gens attendent d’être guidés. Et pour se démarquer, il y a des procédés. L’impératif en fait partie.

● «N’hésitez pas à me recontacter» C’est la science qui le dit, la formule est à éviter! Figurez-vous que notre cerveau humain enlève de lui-même les négations. Quand vous dites à quelqu’un «ne vous trompez pas», il n’a qu’une idée, c’est: «Est-ce que je vais me tromper?».

Je vous donne un exemple. Un jour, une mutuelle a envoyé un e-mail à grande échelle dans lequel il figurait la phrase suivante: «N’hésitez pas à créer votre compte.» En trois mois, la mutuelle n’a eu aucun compte créé. Après cette déconvenue, on a remplacé la formule «n’hésitez pas» par «nous vous invitons à créer votre compte» ou «sachez que vous pouvez créer votre compte en ligne». Et miraculeusement, cette fois-ci, il y a eu des ouvertures!

Cela n’est pas du au hasard. Le «n’hésitez pas» est contre-productif. Il ne vous pousse pas à l’action mais vous paralyse.

● «Nous ne manquerons pas de vous rappeler» C’est une expression positive exprimée en termes négatifs. On a une bonne intention, celle de rappeler la personne. Mais comme pour le cas précédent «n’hésitez pas à me recontacter», le cerveau enlève la négation et que reste-t-il? Le verbe «manquer»!

● «Je reste à votre disposition». Voilà une formulation qui ne sert à rien. Heureusement que nous sommes à la disposition de notre lecteur! C’est donc dommage d’utiliser cet espace alors que l’on a tant de choses à dire. Il faut se sonder en tant que rédacteur: Quelle est mon intention? À la place de cette formule, on expliquera concrètement quel est notre dessein, ce que l’on veut.

● «Je vous prie de bien vouloir…» C’est une expression timide et vieillotte. On a le verbe ”prier” doublé de la formule «bien vouloir». On alourdit la phrase, on se met des entraves. Dommage. On croit que cette formule est polie mais elle surtout timide. Préférons la formulation «veuillez recevoir…»

● «Je reviens vers vous» La formule correcte mais attention! Il faut que celle-ci soit suivie d‘une formulation concrète. On écrira ainsi: «Je reviens vers vous d’ici le XXX pour XXXX.»

Quelles sont les fautes d’orthographe les plus courantes à éviter?

● Le conditionnel. C’est un temps timide, qui affaiblit les propos. Il peut être utile selon les sujets de conversation mais il est important de l’employer sans fautes d’orthographe. C’est-à-dire sans en faire un futur. Par exemple «j’aimerai» à la place de «j’aimerais.»

● Je «transfert». On confond le nom commun (transfert) et le verbe du 1er groupe «transférer», qui se construit pour sa part avec un «e» à la première personne du singulier. Pour être correct, on doit écrire: «Je transfère».

● À la troisième place du podium des fautes d’orthographe à bannir de nos mails, «je me permet». Non seulement son orthographe est souvent approximative, mais la formulation affaiblit nos propos. Elle est à éviter, notamment dans la formule: «Je me permets de vous contacter pour…»

Que penser de l’usage des émojis?

Son usage est délicat, au même titre que les points d’exclamation. Si vous connaissez bien la personne et que le ton de votre message le permet, vous pouvez en tenter un. Toutefois, si vous rédigez un mail professionnel, je ne vous le conseillerai pas. Normalement, les émojis n’ont pas leur place dans les messages électroniques.

Retrouvez notre prochain épisode sur les formules à éviter (ou préférer) dans nos mails professionnels, grâce aux bons conseils de Sylvie Azoulay-Bismuth, la semaine prochaine.

Dans ses formations en ligne, Sylvie Azoulay-Bismuth passe au crible toutes les expressions timides, fautives, négatives, dévalorisantes ou maladroites utilisées dans les e-mails et les remplace par des phrases percutantes et orientées client: à retrouver sur lefrancaisdespro.com

Copyrights Le Figaro.

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